TÜV geprüfte Immobilienverwaltung

...und alle sind zufrieden

Immobilienverwaltungen sehen sich zahlreichen Ansprüchen ausgesetzt. Sie arbeiten im Spannungsfeld von Eigentümerinteressen und Ansprüchen der Mieter. Wer hier eine perfekte Leistung bringt, kann sich das von Seiten TÜV SÜD mit dem Zertifikat und Prüfzeichen „TÜV SÜD-geprüfte Immobilien-verwaltung“ bescheinigen lassen. Eine Auszeichnung, die sowohl in der Kommunikation gegenüber bestehenden Kunden, als auch zur Neukundengewinnung eingesetzt werden kann.

Auf dem Weg zum Zertifikat muss die Immobilienverwaltung eine Vielzahl von Kriterien erfüllen. Die Personalauswahl wird ebenso unter die Lupe genommen wie der Prozess zur regelmäßigen Objektkontrolle, die Planung von Eigentümerversammlungen genauso wie das Mahnwesen für Mietzahlungen.

Die Kriterien im Überblick:

• Anforderungen an das Managementsystem
  Die Überprüfung erfolgt durch regelmäßige Audits vor Ort. Die in der Auditcheckliste aufgelisteten Neben- und Einzelforderungen müssen mindestens zu 90 % (Anteil der mit „Ja" beantworteten Fragen) erfüllt werden. Abweichungen führen zu Zertifikatsverweigerung und Nachaudit in den betroffenen Bereichen.
• Nachweis der Kundenzufriedenheit
  Im Rahmen der ergebnisorientierten Kundenbefragung werden die Kunden der Verwaltungsunternehmen befragt, wie zufrieden sie mit ihrem Verwalter sind. Die Befragung muss mindestens die im Kundenzufriedenheitsfragebogen beinhalteten Kategorien umfassen und das dort hinterlegte Bewertungsschema nutzen.
• Über den Zyklus von drei Jahren ist sicher zustellen, dass alle Wohnungseigentümer befragt werden.  Bei Abweichungen muss das Unternehmen Korrekturmaßnahmen nachweisen. Die Korrekturmaßnahmen werden durch den Standardgeber verifiziert, ggf. ist die Umsetzung vor Ort zu prüfen. Werden innerhalb von drei Monaten (grundsätzlich) keine Maßnahmen eingeleitet, wird das Zertifikat entzogen.
• Nachweis von Kennzahlen zu den internen Prozessen
  Das Unternehmen erhebt Daten zur den internen Prozessen entsprechend eines standardisierten Datenerhebungsbogens. Die darin festgelegten Kriterien sind einzuhalten.
• Test- und Kontrollanrufe
  Jedes Unternehmen wird mindestens viermal pro Jahr angerufen. Dabei wird die Erreichbarkeit, Freundlichkeit und Kompetenz des Unternehmens überprüft. Ziel von Testanrufen ist die Bewertung des Kundenkontaktes in realen Situationen und die Prüfung, ob die kommunizierten Leistungen mit der Realität übereinstimmen. Testanrufe werden nach einem einheitlichen Bewertungsbogen durchgeführt und bewertet.

Mit der Zertifizierung wird bei den Haus- und Immobilienverwaltungen ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess angestoßen – davon profitieren Eigentümer wie Mieter. Alljährlich finden durch TÜV SÜD Management Service stichprobenartige Prüfungen statt; alle drei Jahre steht das komplette Zertifizierungsverfahren neu an.